REGLE 1. Utilisez le mail avec parcimonie 

Ne noyez pas vos correspondants sous plein d'e-mails. Limitez autant que possible le nombre de messages que vous envoyez. En particulier, évitez de participer à la circulation des chaînes. Cette dernière est très souvent synonyme d'arnaque !

REGLE 2. Tournez 7 fois la langue dans votre bouche

Un e-mail, ça s'écrit vite, ça part vite, ça arrive vite, et ça peut faire parfois beaucoup de dégats (mauvaise interprétation). Relisez les courriers sensibles plutôt deux fois qu'une. Une règle voudrait que vous n'écriviez pas dans un mail ce que vous ne pourriez pas dire en face à la personne concernée.

REGLE 3. Identifiez-vous

Vous avez tout interêt à ce que vos méls soient identifiables afin que vos destinataires les ouvrent et les lisent sans crainte. A cet effet, n'hésitez pas, lors du paramétrage de votre logiciel de messagerie, à mentionner vos prénom et nom dans le champ "Expéditeur". N'oubliez pas non plus que la signature du courriel peut contenir vos nom et coordonnées (voir Concevoir la signature d'un e-mail)

REGLE 4. Sélectionnez les bons destinataires

Le courriel doit être adressé à la ou aux personne(s) concernée(s) >> (A). Placez les personnes tenues informées en copie conforme >> (Cc:). Si cette pratique est bien mise en oeuvre, les destinataires en copie (Cc) ne sont pas tenues de répondre au courriel (lecture seule).

REGLE 5. Prenez garde aux envois en nombre

Si vous devez envoyer un e-mail à un nombre important de destinataires, placez les adresses dans le champ "copie cachée invisible" (Bcc: ou Cci:). De cette façon, chaque destinataire n'aura pas connaissance de la liste et de l'adresse électronique des autres destinataires.

REGLE 6. Définissez des priorités aux messages

Si nécessaire, attribuez une priorité (importance) au message que vous envoyez. Les personnes à qui vous adressez votre courriel porteront alors une attention particulière à votre message. Attention: si vous envoyez tous vos courriels en "haute priorité", vous risquez de ne plus être crédible. Indiquez la priorité uniquement aux messages urgents. (voir Affecter une priorité à un e-mail)

REGLE 7. Soignez vos messages

Même si le ton d'un e-mail est moins formel que celui d'une lettre écrite, efforcez-vous de respecter les règles d'orthographe et de grammaire. N'hésitez pas à cet effet à utiliser les outils de correction orthographique des logiciels de messagerie. N'oubliez pas non plus la politesse, tout en évitant les formules alambiquées ou ampoulées (du style "veuillez agréer l'expression de mes sentiments les meilleurs"). Les expressions simples, du type "Bien à vous" ou "Cordialement" suffisent amplement.

REGLE 8. Evitez les mots tout en majuscules

L'utilisation des majuscules dans les courriels équivaut à l'action de CRIER. Mieux vaut donc éviter d'écrire des mots complets en majuscules.

REGLE 9. Réflechissez à deux fois avant de transférer un e-mail

Vous vous apprêtez à faire suivre un e-mail. Mais avez-vous la permission de l'auteur ? Car divulguer à un tiers le contenu d'une conversation privée peut être dommageable...

REGLE 10. Evitez les informations confidentielles

N'envoyez jamais d'information confidentielle par e-mail, en particulier votre numéro de carte bancaire, vos codes secrets et mots de passe, sauf s'il s'agit d'un e-mail sécurisé (pour en savoir plus consultez la section la confidentialité des e-mails).